Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Москва
Воронеж
Ростов-на-Дону
Все о печати
18 Апреля 2022

Реинжиниринг печати – услуга для настройки оптимальной бесперебойной печати

О сути предложения, подводных камнях при внедрении и успешных кейсах по реинжинирингу печати в интервью с Игорем Логиновым.

ee43cc8a03c645656cf07da40ff8ddd1.jpg

- Игорь Александрович, расскажите, как возникла идея создания новой услуги?

Идея реинжиниринга родилась во время переговоров с заказчиками. Обычно клиент обращается к нам за сервисом покопийной печати, потому что он у всех на слуху, это веяние моды. Но когда мы начинаем рассказывать, в каких случаях подходит покопийная печать, выясняется, что абсолютному большинству нужна не покопийка как таковая, а бесперебойная печать и передача процесса на аутсорсинг.

В ходе переговоров у заказчика возникает вопрос «Сколько будет стоить?». Справедливая цена – это, безусловно, за копию, но справедливой она становится тогда, когда собрана объективная информация об объеме печати. Информация включает в себя статистику по заполняемости листа, количеству печатающей техники, объемам и культуре печати в компании. Но как собрать эти данные?

Мы предлагаем начать сотрудничество и провести реинжиниринг процесса печати, в ходе которого мы соберем статистику и скажем, сколько вы тратите на одну копию. У клиентов, с которыми мы работаем на постоянной основе, мы можем в любой момент времени назвать стоимость отпечатка и даже уточнить на каких именно устройствах.

Удивительно, но в процессе обсуждения услуги по реинжинирингу и обеспечению бесперебойной печати само понятие покопийки уходит на второй план.

- В чем суть предложения по реинжинирингу печати и что это такое?

Реинжиниринг печатных процессов — это в совокупности аналитика, переосмысление и перенастройка процессов печати в компании для бесперебойной и оптимальной работы.

Начинается все с аудита. Мы исследуем текущее состояние парка печатающей техники: нагрузку и режимы печати, заполняемость листа, логистику печати, программное обеспечение, соотношение монохромной и цветной печати, соотношение пользователей и количества печатающей техники, качество бумаги, условия доступа к устройствам и условия эксплуатации. Также оцениваем прямые и косвенные затраты, бывает ли в процессе стоп-печать и возможные потери от нее, используемые расходные материалы и ЗИП, алгоритм их замены и учет, организацию процесса подбора и закупки. Важно понимать, что аудит – один из ключевых этапов реинжиниринга, на его осуществление нужно от 10 до 30 рабочих дней.

По итогам аудита мы видим также состояние печатающих устройств и даем рекомендации по обслуживанию парка техники и продлению срока эксплуатации устройств. Мы выявляем реальные потребности в печатающих устройствах и понимаем, как можно использовать имеющийся потенциал у заказчика. Но самое главное, мы можем рекомендовать перестановку аппаратов, которая обеспечит оптимизацию.

То есть, реализовав даже первый этап реинжиниринга и выполнив ряд рекомендаций, вы сократите расходы на печать до 30% без дополнительных вложений.

Дорожная карта Реинжиниринг.png

- Реинжиниринг подходит для всех клиентов? Для кого эта услуга?

Чтобы ответить на вопрос, нужно в принципе рассмотреть понятие «реинжиниринг бизнес-процессов». Это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта. Если считать, что обеспечение печати в компании значимый процесс, это может стать образцом для реинжиниринга других процессов. Здесь и кроется ответ – реинжиниринг подойдет среднему и крупному бизнесу.

Парк техники должен насчитывать от 50 аппаратов. Тогда, потратив 100 000 рублей, вы получите результат – сокращение затрат на 30%, то есть максимум через 3 месяца вы окупите вложения на сам реинжиниринг.

Планируемый результат. Реинжиниринг.png

- Какие еще преференции получает клиент?

Самое главное – он получает объективную экспертную оценку состояния печатающей техники в организации. Но также в распоряжении заказчика будут рекомендации по ремонту, включая стоимость ЗИП и работы; рекомендации по использованию расходных материалов для цветных, монохромных, высокоскоростных и ключевых печатающих устройств в зависимости от модели, нагрузки и вида печати.

Но и это еще не все. Мы предоставим предложение по улучшению культуры печати в виде рекомендаций пользователям, памяток, мотиваторов. Доступ к программному обеспечению СРКey позволит в реальном режиме времени отслеживать состояние печатающих устройств, что уже будет являться началом обеспечения бесперебойной печати и переходом на покопийную печать, если в этом будет необходимость.

А еще после реинжиниринга заказчик наконец узнает, сколько у него аппаратов. Как правило, в крупных компаниях не ведут точный учет, и даже в госсекторе, где все должно быть строго, не всегда могут ответить на вопрос о реальном количестве аппаратов. Скажу больше, до тех пор, пока мы в ГК Clever bros. не поставили СРКey и программа на следующий день не показала мне статистику, я не представлял, какое точное количество аппаратов у нас в компании.

- Как реинжиниринг решает вопросы разумного потребления и вопросы экологии?

Отличный вопрос. Во-первых, после аудита плановые закупки печатающей техники будут отложены или совсем отменены, так как мы найдем скрытые резервы и перераспределим их.

Во-вторых, после исследования мы дадим советы, как продлить срок эксплуатации устройств.

В-третьих, там, где можно использовать восстановленные картриджи, мы дадим соответствующие рекомендации.

Все вместе это приведет к уменьшению количества утилизируемого пластика, металла, оргтехники, что положительно отразится на бюджете и экологии.

- С какими подводными камнями столкнется заказчик при проведении реинжиниринга печати?

Не нужно думать, что процесс пройдет безболезненно. Пользователи привыкают к технике и культуре печати, и им не важно, сколько организация тратит на печать. Как только начинается оптимизация процесса печати, появляется сопротивление среди сотрудников. Здесь важно понимать, что мы приходим не для того, чтобы сломать систему, а для того, чтобы дать рекомендации и действенные убедительные аргументы для переубеждения пользователей. Например, мы не предлагаем сразу переходить на коридорную технику, она подходит далеко не под все проекты.

- Приведите успешный кейс реинжиниринга процесса печати.

С удовольствием. Расскажу о переходе на покопийную печать X5 Group. 7 лет назад, когда мы внедрили покопийку в Дикси, я с этим предложением пришел на переговоры в Х5 Group. Я рассказал им о продукте, преимуществах и подводных камнях перехода, заинтересовал новой услугой. Осенью 2015 года нас пригласили в пилотный проект по покопийной печати в одном из региональных конкурсов X5 Group. Компания планировала протестировать услугу, и в случае успешной реализации проекта, запустить переход во всей сети. Сейчас X5 Group работает только в системе покопийного учета печати. По итогам нашей совместной работы могу отметить, что качество и культура печати в компании существенно улучшились, а затраты уже много лет стабильны - общая культура в Х5 Group вышла совсем на иной уровень. Не обязательно, что это результат только реинжиниринга печати, но совершенно точно, что не без его участия.

- Чем отличается реинжиниринг печати от глобального реинжиниринга, и почему с него хорошо начать?

Получив информацию, заказчик может решить, хочет идти дальше по пути оптимизации или у него и так все достаточно хорошо и оптимально работает. Аудит не всегда выявляет на 100% проблемные стороны, в некоторых случаях требуется только перестановка пары устройств, и уже будет существенная экономия на годы без глобальных изменений.

Результат аудита - это документ, отражающий объективную картину системы печати в организации, уже на основании которого принимается решение о возможности и необходимости изменений.

Целью реинжиниринга является изменение культуры, часто подразумевающее ломку процессов. Это серьёзное мероприятие, к нему организация и все участники процесса должны быть готовы.

А у ответственного за процесс должен быть карт-бланш на изменения от высшего руководства.

Получив от нас пакет рекомендаций, вы сможете ответить себе на самый главный вопрос: целесообразно или нет менять культуру печати. Бизнес принимает решение на основании документа и аргументов в нем.

Реинжиниринг печати – это пример, как можно отработать процесс улучшения на малом – на процессе печати, а дальше его масштабировать на другие процессы организации, если в этом есть необходимость.