Что предусмотреть при выборе поставщика на обслуживание печатной техники

Недавно мы выиграли конкурс на покопийное обслуживание у крупного банка, но ещё до тендера они утвердили смету на закупку МФУ HP LaserJet Pro M132a — самые современные в линейке. Проблема в том, что именно в этих моделях решила HP поменять конструкцию — выделила фотобарабан из картриджа, хотя раньше это была одна деталь. Естественно, на рынке не оказалось технологии восстановления таких картриджей. В итоге вместо цены 1,5 — 2 рубля за копию пришлось платить 10 рублей. В среднем российский банк печатает миллион страниц в месяц, а иногда даже больше. Явно, что отдел закупки и ИТ-специалиста после этого не поблагодарили и по голове не погладили. Рассказываем, как избежать таких проблем. 

  
Рассчитайте цену копии

Крупные компании, которые мы знаем, считают расходы на печать по цене за страницу или копию. Потому что стоимость техники не так уж и важна, если у вас миллион копий в месяц и больше, — эксплуатационные расходы будут гораздо больше капитальных. 
Простой способ посчитать цену на копию — поделить стоимость расходных материалов в принтере на их ресурс, потом сложить результаты. Производитель обычно указывает эту информацию на сайте. Ресурс рассчитывают при 5% заполнении листа. 
Вернемся к примеру с банком из начала статьи. Для МФУ HP LaserJet Pro M132a стоимость копии считалась так: 

• Оригинальный картридж — ресурс 1 400 копий, стоимость 4 500 рублей.
• Фотобарабан: ресурс — 12 000 копий, стоимость 5 500 рублей.
• Стоимость печати одной страницы на оригинальных расходных материалах производителя техники— 4500/1400 + 5500/12000 = 3,67 рубля за копию.

Как получилось 3,67 рубля, если мы говорили — 10 рублей? А помните, что производитель гарантирует ресурс при 5% заполнении листа? У самого распространённого документа на этом устройстве было 22,5%. В 4,5 раза больше. 
Понятно, что сотрудники будут печатать не только такие документы — появятся и стандартные, с 5% заполнением. Поэтому мы округлили цену копии до ровного числа. Хотя, может, и стоило умножить 3,67 рубля на 4,5. 

  
Посчитайте явные расходы   

Кроме цены копии, вы потратите деньги на покупку технику, бумагу, ремонт и обслуживание. Эти расходы много от чего зависят: количества копий на одном принтере в месяц, среднего заполнения листа и даже влажности в помещении. По опыту, затраты распределяются так: 

  
Явные расходы 
Цена принтеров или МФУ — 1-5% от всех затрат на печать. 
Ремонт и обслуживание — 5-10%. 
Расходы на бумагу — 10-30%. 
Картриджи и чернильницы — 60-80% 

  
Важно! Чем дороже техника, тем меньше её доля в общем бюджете. 

  
Подробнее о расчетах стоимости: 
калькулятор, 
статья на Хабре, 
еще одна статья на Хабре, 
статья на Синьюс. 

  
Учтите неявные расходы   

Нельзя ориентироваться только на явные, прямые, расходы. Обязательно возникнут косвенные, мы ещё называем их скрытыми: 
Скрытые расходы: 
Расходы на логистику — если принтер установлен далеко от сотрудников, которые много печатают, то сотрудник теряет время, а клиент долго ждёт. 
Расходы на ИТ персонал — занимать дорогих ИТ-специалистов рутинной отвлекающей работой нерационально. 
То, как сотрудники используют печать, расходы из-за их привычек и культуры. 
Потери от амортизации и от простоя. 
Содержание — электроэнергия, тепло, стеллажи и другие сопутствующие расходы. 

  
Проведите аудит   

Учесть явные и неявные расходы с первого раза сложно — нужно проводить полноценное исследование. Лучше позвонить любому поставщику услуг по покопийной печати — он проведет аудит и посчитает расходы. 
Главное — посмотрите, всё ли поставщик проверяет и учитывает. Для примера — вот чек-лист для наших менеджеров: 
1. модельный ряд и количество печатной техники; 
2. месторасположение техники в офисе, расстояние до рабочего места; 
3. территориальное расположение объектов обслуживания — или у вас несколько десятков точек обслуживания, или все сидят в одном офисе; 
4. ежемесячные затраты на печать; 
5. количество копий в месяц на каждом принтере или МФУ; 
6. количество пользователей каждого аппарата; 
7. средний процент заполнения листа для каждого принтера и МФУ; 
8. какие картриджи используются. Могут быть оригинальные картриджи производителя техники, профессионально восстановленные или совместимые. Первые два вида дадут обещанное количество копий и качество печати; 
9. критичность ремонта — принтер в бухгалтерии нужно отремонтировать за 3 часа, другие принтеры могут подождать, например, сутки; 
10. существующие в компании стандарты, культура печати. 
Советоваться с поставщиком можно ещё потому, что рынок офисной печати скучный — следить за ним никому не хочется. Но можно нарваться на новинку с сюрпризом, как это случилось с банком из начала статьи. 

После общения с поставщиком у вас появится список рекомендованной техники и расчёты стоимости одной копии. С этой информацией можно приступайте к ТЗ. О том, как подходить к ТЗ скоро расскажем. 
  

Выводы   

1. Посчитайте цену копии на вашей технике — поможет быстро прикинуть сколько денег вы тратите сейчас и что делать дальше. 
2. Посчитайте явные расходы в калькуляторе. 
3. Посчитайте неявные расходы. Обратите внимание на логистику персонала, загруженность ИТ-специалистов и культуру печати. 
4. Если проводить собственное исследование не хочется, запросите аудит у провайдера офисной печати. Проверьте менеджера по чек-листу. 
5. Начинайте процесс закупки, учтите параметры, которые помогут вам правильно составить ТЗ, рассчитать стоимость и не забыть про эксплуатационные расходы.