Купить дешевый принтер и разориться или дорогое МФУ и сэкономить? Расчет стоимости владения принтера и МФУ. Покопийный контракт

По материалам: www.business-tools.ru

Деньги, которые раньше лились рекой на командировки, бизнес-ланчи, персональные принтеры для каждого ленивого сотрудника, бытовую технику, бешеную аренду и пресс-туры, закончились. Фирмы перешли в жесткий режим экономии, урезали бюджеты, сократили зарплаты, а некоторых клерков даже отправили в неоплачиваемые отпуска. Мысли о сверхприбылях улетучились, главной целью стало сохранение завоеванных ранее позиций на рынке. И здесь успех во многом зависит не только от грамотно выстроенной работы, но и от умения экономить. На чем? Например, на офисной печати.

Однако это вовсе не означает, что вам нужно сокращать бумажный оборот и переходить исключительно на двустороннюю печать, хотя доля разумного в этом есть. Не лишним было бы установить аутентификацию пользователей — чтобы ваши сотрудники не использовали печатающие устройства в личных целях. Пройдитесь по офису и посчитайте количество рабочих печатающих устройств: два принтера в бухгалтерии, один у секретаря, один на складе, один ваш личный, цветной в отделе маркетинга, персональныеМФУ в каждом отделе продаж, пара персональных машин в кабинетах сервис-службы … Итого не меньше 10 аппаратов.
Теперь оцените, что за машины у вас стоят и, самое главное, посчитайте, как быстро у них заканчиваются картриджи и сколько стоит расходка. Наверняка большинство аппаратов относятся к сегменту SOHO, а это значит, что их картриджа в среднем хватает на четыре пачки бумаги. Далее подсчитайте стоимость владения аппаратом, складывающуюся из стоимости самого устройства, расходных материалов и узлов к нему, имеющих ограниченный ресурс, и которые приходится менять в процессе эксплуатации.
Для примера давайте возьмем маленький персональный принтер Brother HL-2140R (A4, GDI, 22 ч/б стр./мин, 2400x600 dpi, подача — 250 листов, интерфейс USB) и посчитаем стоимость владения (цены взяты из Яндекса на момент подготовки журнала «Техника для бизнеса» №12 – 01.06.2009):

Стоимость фотобарабана в расчете на одну копию = цена фотобарабана (2490 руб.) / его ресурс (12 000 отпечатков) = 0,2075 руб./стр.
Стоимость тонер-картриджа в расчете на одну копию = цена картриджа (1950 руб.) / его ресурс (2600 отпечатков) = 0,75 руб./стр.
Суммируем: 0,2075 + 0,75=0,9575 руб. стоимость одного отпечатка на принтере Brother HL-2140R.

Определим стоимость владения при объеме печати две и четыре пачки бумаги— это 1000 и 2000 отпечатков в месяц или 12 000 и 24 000 в год соответственно:
1000 х 0,9575 руб. = 957,5 руб. при печати двух пачек в месяц. За год —11 490 руб.
2000 х 0,9575 руб. = 1915 руб. при печати четырех пачек в месяц. За год —22 980 руб.
Прибавьте к этим цифрам стоимость самого принтера: средняя цена — 4260 руб.

Итого, если у вас в офисе работают пять принтеров Brother HL-2140R и вы печатаете две пачки бумаги в месяц, за год использования вы потратите примерно 78 750 руб. Если печатаете четыре пачки бумаги ежемесячно, за год использования пяти принтеров вы потратите порядка 157 000 руб.
Подобные расчеты можно привести и для многофункционального устройства Brother DCP-7030R (принтер, копир, сканер, A4, GDI, 22 ч/б стр./мин, 2400х600 dpi, подача — 250 листов, интерфейс USB) стоимостью 5900 руб. (или самостоятельно подсчитайте стоимость владения МФУ других торговых марок). При использовании пяти МФУ Brother DCP-7030R при печати двух пачек в месяц за год вы потратите 86 950 руб., при печати четырех пачек в месяц сумма за год использования составит 173 900 руб. В итоге общие расходы по этим 10 аппаратам SOHO обойдутся в круглую сумму.
С такими проблемами сталкиваются все компании, но особенно подобные расходы бьют по бюджету крупных фирм и организаций, у которых много распределенных по городу филиалов (банки, сетевые магазины, салоны сотовой связи, аптеки и т.д.). Это актуально и для государственных организаций, таких как почта, милиция, налоговая инспекция. Чтобы весь этот технический ?зоопарк? работал без перебоев, за ним должен присматривать как минимум один человек: вовремя закупать тонер и бумагу, устранять ошибки печати, общаться с сервисным центром. А если у вас оборудование еще и разных торговых марок, приготовьтесь закупать картриджи в разных частях города, решать вопросы с разными сервисными службами. Под кучу картриджей разных производителей придется выделить место на складе…

В общем, нужен целый штат — исключительно для обслуживания оргтехники. К чему мы все это написали? Чтобы далее рассмотреть возможные варианты экономии на печати в офисе.

Купить дешево и не разориться?

Первый вариант сокращения расходов на печать — замена части аппаратов SOHO более производительной машиной. Посчитав ее стоимость владения, вам удастся, мы уверены, убедить главного бухгалтера, даже если это дама преклонного возраста, бегать за каждым листком в общий коридор. И не торопитесь говорить, что у вас нет денег на новый аппарат.


Ниже приведен расчет стоимости владения для МФУ Nashuatec 171 SPF (принтер, копир, A4, 17 стр./мин, PCL5e, PCL6, дополнительно PS 3, интерфейсы 10 Base-T/100 Base-TX Ethernet, USB 2.0, дополнительно сетевые, макс. подача бумаги — 1350 стр., дуплекс, автоподатчик).

Стоимость фотобарабана в расчете на одну копию = цена фотобарабана (5332 руб.) / его ресурс (45 000 отпечатков) = 0,1185 руб./стр.
Стоимость тонер-картриджа в расчете на одну копию = цена-картриджа (977 руб.) / его ресурс (7000 отпечатков) = 0,1396 руб./стр.
Суммируем: 0,1185 + 0,1396 = 0,2580 руб. стоимость одного отпечатка на Nashuatec 171 SPF.

Определим стоимость владения при объеме печати две и четыре пачки бумаги— это 1000 и 2000 отпечатков в месяц или 12 000 и 24 000 в год соответственно:
1000 х 0,2580 руб. = 258 руб. при печати двух пачек в месяц. За год— 3097 руб.
2000 х 0,2580 руб. = 516 руб. при печати четырех пачек в месяц. За год— 6192 руб.
Прибавьте к этим цифрам стоимость МФУ— 57 400 руб.

Nashuatec 171 SPF легко по нагрузке заменит пять МФУ Brother DCP-7030R. В итоге при печати на Nashuatec 171 SPF двух пачек в месяц за год вы потратите 56 457 руб. (включая стоимость МФУ), а при печати четырех пачек в месяц сумма за год составит 59 552 руб. При этом за эту цену вы получите автоподатчик, сетевую печать и дуплекс. Последний позволит еще и сэкономить на бумаге.
В данные расчеты не включена стоимость самих аппаратов. Конечно, это важный параметр, и именно на него обращает внимание рядовой потребитель. Однако цена покупки имеет значение лишь при малом количестве печатаемых страниц. Фактически, если мы купим принтер для вывода однойединственной страницы, то себестоимость такого документа будет равна цене принтера с начальным комплектом картриджей. Но чем больше мы печатаем, тем меньшую долю вносит в стоимость владения цена самого устройства. Затраты на расходные материалы после покупки трех, двух, а в некоторых случаях даже одного комплекта картриджей перекрывают стоимость небольшого принтера или МФУ. При серьезных объемах печати расходы на картриджи могут превысить стоимость аппарата в разы, а то и на порядки.
При объеме печати более 1000 страниц в месяц стоит присмотреться к производительным машинам. Если же в планах покупка устройства для долгосрочного использования, не скупитесь — приобретайте сразу мощный аппарат. Его стоимость точно окупится в течение трех лет использования, а для некоторых МФУ и принтеров уже и в первый год. При этом вы получите и большую функциональность. Только не попадитесь на маркетинговые уловки — некоторые производители намеренно завышают цены на ряд моделей.

Стоит обратить внимание и на нагрузку. Высокопроизводительные, а значит, и более дорогие, устройства почти всегда надежнее. Пока они вырабатывают свой ресурс, вам придется сменить несколько маленьких. Общую расчетную надежность всего механизма производители обычно не указывают, поэтому учесть данный фактор не возможно. А вот официальное значение месячной нагрузки — не тайна. У больших машин есть еще один немаловажный ?плюс?, не учтенный в наших расчетах, — стоимость техобслуживания. Чем дороже аппарат, тем выгоднее его ремонтировать, а не заменять на новый.

Плати только за копии

Второй вариант разумной экономии на офисной печати — переход на покопийный контракт и оплата только отпечатанных копий. Вам не нужно будет покупать копир, принтер или МФУ. Компания, с которой вы заключите договор на покопийную оплату, поставит свои машины, ее сервисный инженер будет заботиться о своевременной замене картриджей, доставке расходных материалов и сервисе оборудования. Вы платите только за отпечатанные страницы.

Эту услугу можно сравнить с доставкой воды в офис. Вы пьете воду из кулера и оплачиваете только количество привозимых каждый день бутылей — за сам кулер с вас денег не берут.