Потери при печати

23.03.2018

badcopyВ области печати мы не новички. За 17 лет пришло понимание того, что эта сфера – специфическая область ИТ-инфраструктуры.

С одной стороны, это такой же элемент инфраструктуры бизнеса, как, например, электричество или интернет. Это то, что должно работать – незаметно, надежно, бесперебойно, с минимумом затрат. И многие именно так к сфере печати и относятся – настраивают один раз и забывают.

Но, к сожалению, в отличие от интернета и электричества, эта область требует регулярного внимания. Если вы хотите, чтобы затраты, связанные с печатью, оставались под контролем.

В нашей работе мы столкнулись с несколькими типовыми ситуациями потерь, связанных с печатью. Что это за потери и как с ними бороться – об этом сегодня и поговорим.

Подбор техники

Потребителя интересуют лишь некоторые параметры при выборе принтера: формат печати, производительность, цена. Исходя из этих условий, он и выбирает, предсказуемо не обратив внимание на стоимость печати. В стоимость которой входит не только цена самого принтера, но и стоимость картриджей, ремонтов. Вот тогда-то и выяснится, что стоимость расходных материалов за время эксплуатации принтера на порядок выше цены самого принтера.

Вот характерный пример, наблюдаемый нами в нескольких банках.
Компания обновляет парк техники. Их выбор падает на продукцию компании HP по целому ряду причин: это современная, умная и функциональная техника по привлекательной цене, с выгодными условиями поставки и хорошим сервисом.
Но есть небольшой нюанс. HP последние годы сильно вкладывается в защиту от использования неоригинальных расходных материалов.

Как складывается в этом случае стоимость печати? Расчетная стоимость печати на оригинальных картриджах – около 3 рублей за страницу при 5% заполнении листа. Техника новая, защита в принтере/картридже хорошая, можно использовать только оригинальные расходники. При этом технологии восстановления, совместимые картриджи появятся не раньше, чем через полгода.

Банк использует устройства в операционном зале при работе с физическими лицами. Текст договора набран плотным шрифтом, на МФУ делают копии паспортов клиентов. Фактическое заполнение листа составляется 24%. И стоимость печати одной страницы взлетает до астрономических 14 рублей.

Вывод: выбирая принтер, в первую очередь ориентируйтесь на стоимость печати и совокупную стоимость владения, а не цену принтера и условия поставки.

Расстановка техники

Другая типовая ошибка связана с расстановкой принтеров. Как-то принято, что всё самое лучше ставят директору и в приемную. Вот и получается, что дорогая производительная машина стоит у секретаря, где печатают 5-10 страниц в день, а у логистов или бухгалтеров, печатающих много, стоит по небольшому принтеру. У которого стоимость печати одной страницы - выше.

В нашей практике были случаи, когда совокупные затраты на печать удавалось сократить на 30%, просто поменяв принтеры местами. В приемную ставили небольшой принтер, а на участок, где печатают много, ставили машину с минимальной стоимостью копии.

Вывод: расставляя принтеры, ориентируйтесь в первую очередь на объем печати на каждом конкретном рабочем участке.

Качество и стоимость расходных материалов

Если мы говорим о расходных материалах, есть три варианта их замещения. Это покупка оригинальных расходных материалов, восстановление/заправка картриджей или покупка совместимых картриджей, которые мы именуем «совместимкой».

У каждого из вариантов есть свои плюсы и минусы.

Использование оригинальных картриджей гарантирует качество печати и то, что расходные материалы не навредят принтеру. Но оригинал дорог.

«Совместимка» - тут как в лотерее: может повезти и картридж проработает весь цикл полностью. А может он перестать работать и после первой сотни копий. Заправка несоответствующего тонера негативно сказывается на работе печатающего устройства.

Делаем вывод, что использование «совместимки» может быть выгоднее в краткосрочной перспективе, но, если считать на долгосрочную перспективу, – это дорого.

Если говорить о восстановлении или заправке картриджей, здесь всё зависит от того, кто и как занимается этой задачей. Если мы говорим о заправщиках, которых можно встретить повсеместно, то они, зачастую, просто засыпают тонер. При этом с большой вероятностью он будет универсальным, то есть не полностью подходящим вашему картриджу и принтеру.

Мы в ВЕНЕТЕ уже 17 лет идем другим путем. Наша цель – полностью восстановить печатающие свойства картриджа, привести его к состоянию «как новый». Это включает в себя и замену изношенных деталей картриджа, и использование не только качественных, но и полностью подходящих к конкретной модели принтера расходных материалов. И обязательно - строгое следование технологии.

Эксплуатация принтера

Разные принтеры предполагают разную квалификацию пользователя. Например, при больших объемах печати лучшая цена копии у Киосеры. Но эта техника требовательна к тому, насколько аккуратно с ней обращаются. Криво вставил блок переноски и... попал на дорогостоящий ремонт. НР, например, в плане «защиты от дурака» лучше спроектированы.

Нужно делать регулярное ТО принтеров . Один из наших клиентов, который эксплуатирует 70 принтеров, перешел с инцидентного обслуживания, когда вызывают мастера при поломке принтера, на регулярное техническое обслуживание. Изучив статистику за год, мы обнаружили, что затраты за наши услуги у клиента выросли на 15%, но общие затраты на ремонт и обслуживание уменьшились на 30%. Уменьшение общего показателя произошло за счет существенного сокращения затрат за запчасти.

Инженеры видят проблему в целом, оценивают состояние техники, понимают, что в ближайшее время выйдет из строя, и превентивно, не дожидаясь поломки, решают проблему. При таком подходе потребность в замене дорогих деталей существенно уменьшается.

Вывод: печатающая техника – это технически сложные устройства, и мы рекомендуем заранее планировать их обслуживание. Это не только сократит текущие затраты, но и продлит срок жизни оборудования. А это важно, исходя из того, что на каждом следующем поколении принтеров печатать дороже.

Еще один путь кардинально решить вопросы, связанные с затратами на печать, – использовать аутсорсинг печати. Его идея состоит в том, что вы платите подрядчику фиксированную сумму за стоимость отпечатанной страницы, а все остальные проблемы, включая картриджи и ремонты, уже его головная боль.


Возврат к списку