Лазерные принтеры и расходники: памятка по выбору и продлению срока эксплуатации

14.12.2016

Подавляющее большинство офисных работников сегодня воспринимает принтер как привычное всем устройство (почти как утюг), которое «работает и ладно».

 И если для домашнего пользования такой подход еще приемлем, то для офиса невнимание к принтеру может обернуться значительными затратами (а неправильный выбор принтера вообще грозит обернуться черной дырой для финансов). Да и для домашнего пользователя сэкономить пару-тройку тысяч рублей было бы тоже неплохо, не правда ли? 

По зрелому размышлению мы решили опубликовать небольшую статью-памятку для пользователей принтеров. 

vybor

Выбрать правильный принтер? Вызов принят 


1. Определитесь с примерным объемом печати: до 50 страниц в месяц или 50 000 страниц в день. 


В первом случае вам подойдет простейший струйный принтер (не забываем про опасность засыхания чернил) или услуги печатных центров (что экономически целесообразнее при таком объеме). В общем, можно поставить струйник за 2 000 рублей и не переживать больше по этому поводу. 

Струйник также оправдан для постоянной нагрузки высококачественной печати (в первую очередь, фотопечати). Но тут уже стоит смотреть по ситуации - нужна ли вам «головная боль» со струйником и СНПЧ, или проще будет постоянно работать с фотостудией/студией печати? 

Если потребность в печати превышает 100 страниц в месяц, то рекомендуем покупать современный базовый лазерник в пределах 4 000 рублей. 

На самом деле, с домашним принтером все весьма просто и понятно. Но как прикинуть объем печати в офисе? Мы рекомендуем за основу брать среднее количество заказываемой в офис бумаги. Затем, необходимо определиться с количеством принтеров на компанию: либо это будет один большой производительный аппарат в коридоре, либо несколько базовых принтеров по кабинетам. Но не нужно забывать, что поставив один большой принтер на офис, экономия на дополнительных принтерах оборачивается, хоть и небольшими, но ежедневными, затратами на рабочее время сотрудников. Определиться с типом принтера(ов) можно опираясь на классификацию печатающей техники по рекомендуемой нагрузке: персональная, малая, средняя и крупная. 

Персональные принтеры имеют ресурс работы до 5 000 страниц в месяц и предназначены для домашнего использования или в офисе при небольших объемах печати. В эту категорию попадает большинство струйных принтеров/МФУ и простые модели лазерных и светодиодных принтеров/МФУ. 

Малая техника – это МФУ и принтеры, которые могут напечатать от 5 000 до 10 000 страниц в месяц. Это самый распространенный класс устройств, он используется в небольших офисах или в отдельных кабинетах. 

Принтеры среднего класса печатают от 20 000 до 50 000 страниц в месяц. Такие устройства можно ставить по одному на большой офис, подающие лотки позволяют делать значительный запас бумаги для интенсивной печати. 

Крупная офисная техника способна отпечатать свыше 50 000 страниц в месяц без потери работоспособности. Такие устройства по своей производительности приближаются к мини-типографиям и могут использоваться для того, чтобы отпечатать небольшой тираж брошюр. Если в работе вашего офиса важна скорость печати документов, нужно понимать, что чем выше класс принтера, тем быстрее он печатает. 

2. Спланируйте бюджет на печать в целом. 


Все логические доводы при выборе принтера разбиваются о бюджет. Но финансовые вложения после покупки принтера не заканчиваются, а, чаще всего, только начинаются. 

Чтобы застраховаться от незапланированных трат, нужно рассматривать расходы на печать, учитывая такие понятия, как: 

Цена копии - включает затраты на расходные материалы: картриджи и бумагу. В расчётах бумагу часто не учитывают, так как цена на нее стабильна; тем не менее, ее стоимость составляет в среднем 25 копеек за лист. 

Стоимость пользования включает в себя, кроме цены копии, также стоимость оборудования, профилактическое техническое обслуживание принтеров, ремонтные работы и стоимость запчастей.

 Полная стоимость копии: это стоимость пользования / на количество копий за весь плановый период использования оборудования. Средний срок эксплуатации составляет от 3 до 5 лет в зависимости от нагрузки (в документации к принтеру производитель указывает этот срок). 

3. Определитесь с цветностью печати: черная или цветная. 


Реальная потребность в печати цветных изображений колеблется в районе цифры в 5% от всего объема печати. И ради этих 5% нередко приобретается цветной принтер на порядок превышающий стоимость монохромного принтера. 

Цветные фотографии с корпоратива лучше распечатать в любой фотостудии, причем более качественно и «за недорого». Это как покупать кабриолет в Питере. Вроде и симпатично, и круто, но с открытым верхом можно кататься 2-3 дня в месяц, и то не каждый год. И если вам, кроме корпоративных фоток, больше нечего печатать в цвете, рекомендуем все-таки приобретать принтер монохромный. 

4. Обращайте внимание на разновидность системы картриджей в принтере: 


- «все в одном» (для лазерных принтеров, картридж – монолитный); 
- «составной картридж» (для лазерных принтеров, картридж может состоять из 2 или 3 частей). Если вы планируете приобрести один принтер, то можно справиться и с составным лазерным картриджем, и с настройкой системы СНПЧ струйного принтера (если купить-таки струйник). Но если в вашем ведении находится несколько принтеров, которыми пользуется несколько десятков пользователей – то составные системы картриджей значительно усложнят процесс обслуживания. Гораздо менее хлопотная система «все в одном». 

5. Сколько пользователей будут печатать документы на этом аппарате. 


Да, чем больше сотрудников, тем быстрее «умирают» принтеры. Экономически выгоднее поставить 1 аппарат на офис типа «open space», но на практике это весьма сложно реализовать: путаются документы, происходят дублирующие перепечатки. Существуют системы индивидуальной печати по карточкам, но они дорогие (уникальное ПО + дополнительное оборудование), кроме того, их внедрение должно иметь серьезное обоснование. 

6. При больших объемах печати нужно продумать – как будет организован процесс обслуживания печатающей техники. 


Это не всегда очевидно, но и печатающая техника, как любая другая, нуждается в профилактике. Кто-то предпочитает проводить ее собственными силами, кто-то пользуется услугами аутсорсеров. Если в компании 100 принтеров (часть которых – в удаленных филиалах), нужно определиться, кто будет обслуживать принтеры: штатные сотрудники или внешняя компания. Но редко кто может позволить себе штатного специалиста по печати. Так, например, 5-дневный обучающий курс пользования принтерами от Hewlett-Packard в Москве стоит порядка 750-1000 долларов. И это не считая того, что на ч/б и цвет необходимо проходить разные курсы, следовательно и оплачивать каждый отдельно. А если это специально обученный специалист уволится…

7. Советуем также предположить плотность заполнения печатного листа.


Зачем? Тут интересная статистика, о которой мало, кто знает. Все технические характеристики производители принтеров выдают на основе стандартного показателя – 5%-го заполнения печатного листа. Если % заполнения листа растет, растет и скорость расхода картриджей.
Например, одна из топовых моделей - картридж НР СB436А рассчитан на 2 000 листов. Получается, что при 5% заполнения он отпечатает 2 000 листов, а при 15% заполнения в 3 раза меньше, т.е. 666 страниц…

 Не новый, но популярный картридж C7115A рассчитан на 2500 листов при 5% заполнении, а при 15% заполнения он отпечатает в 3 раза меньше, т.е. около 834 страниц. 

8. Определиться с дополнительными опциями печатающего устройства. 


Кроме базовой комплектации, принтер может иметь ещё множество дополнительных конфигураций, напрямую влияющих на стоимость аппарата. Остановимся на основных: 

Копирование, сканирование, телефон, факс – эти задачи решает уже МФУ, а не простой принтер. 

Дуплекс (устройство двусторонней печати), который позволяет не переворачивать вручную документы, которые должны быть отпечатаны с двух сторон. 

Печать на специальной бумаге (картон, этикетки, фотобумага) – качественно печатать и при этом не ломаться принтер будет только при наличии этой опции в его комплектации. 

Печать с мобильного устройства – всё чаще современные модели принтеров оснащаются опцией печати через локальную беспроводную сеть, но на практике она используется не часто. 

Печать с USB, карт памяти и т.д

Дополнительные лотки для бумаги (их может быть несколько) - позволяют заполнить принтер бумагой иногда на месяцы вперёд. 

Финишеры - автоматические дыроколы, степлеры, брошюровщики и т.д. Такими устройствами оснащаются «тяжёлые» аппараты формата А3. Их приобретение напрямую зависит от задач, возлагаемых на принтер. 

Сортировщики (почтовые ящики) – сортируют отпечатанные документы при совместном использовании. 

Жёсткий диск - ускоряет печать на предварительно созданных шаблонах, например, фирменных бланках, где изменяется только текст. 

Наличие сенсорного дисплея у принтера – позволяет легче управлять процессами печати. 

Работа от аккумулятора – для форс-мажорных ситуаций и для мобильной печати. 


Выбрать правильный картридж? Попробуем 


При выборе любого товара/услуги мы, прежде всего, оцениваем их по 2 основным критериям: цена и качество, найти компромисс между которыми сложно: 
1) оригинальные картриджи: качество отпечатков эталонное, но это реально дорого;
2) восстановленные картриджи: качество печати приближено к оригинальным картриджам, они дешевле оригинальных на 30-40%, но экономия ощущается только в длительной перспективе; 
3) совместимые картриджи: дешевле оригинальных в 2-3 раза, но качество их нестабильно и ресурс ниже, чем у оригинальных (так как печать «плотнее», расход тонера больше); 
4) заправленные картриджи: «дешево и сердито» в прямом смысле. Это самое экономичное решение, но ресурс и качество печати картриджа непредсказуемы. 

Выбирая, какими картриджами пользоваться (повторимся, речь только о картриджах для лазерников) важно расставить приоритеты и определиться с такими параметрами печати: 
  • качество отпечатанного документа («вообще не важно» - совместимые и заправленные картриджи; «важно» – восстановленные и оригинальные; «очень важна цветопередача» - оригинальные);
  • стоимость отпечатанного документа («вообще не важно» - оригинальные картриджи; «важна быстрая экономия» – заправленные и совместимые; «очень важно, оптимизируем затраты» - восстановленные);
  • экологичность (тренд, а в некоторых компаниях – уже необходимое требование): выражаясь образно, покупая и выбрасывая оригинальный или совместимый картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 1-го использования»; заправляя картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 2-го использования»; пользуясь восстановлением – вы «пользуетесь бумажным пакетом». 

ПРИНТЕР БУДЕТ ИСПРАВНО РАБОТАТЬ, ЕСЛИ: 

  • правильно устанавливать картриджи в принтер; не пытайтесь установить картридж, не ознакомившись с инструкцией: повредить можно не только картридж, но и сам принтер; 
  • печатать ч/б документы на монохромных принтерах и НЕ печатать ч/б документы на цветных принтерах; так как при печати ч/б документа происходит износ деталей всех 4-х цветных картриджей как при цветной печати; 
  • правильно извлекать застрявшую бумагу; если бумага застряла в принтере, нельзя ее просто тащить, поднатужившись (тем более, извлекать ее с помощью ножниц, линеек и т.д.); правильный способ удаления застрявшей бумаги из принтера зависит от модели аппарата и описан в руководстве пользователя; лучше всего – обратиться к специалисту, ответственному за обслуживание аппарата; следить за влажностью и температурой воздуха в помещении; тонер очень сложная субстанция и все характеристики печати принтера производитель описывает, ссылаясь на идеальные условия (определенная влажность и температура воздуха); простейший увлажнитель воздуха может экономить вам несколько десятков тысяч рублей на ремонте аппарата; по статистике – количество поломок принтеров и картриджей вырастает с наступлением отопительного сезона; 
  • осуществлять регулярный профилактический ремонт принтера (сервисное обслуживание); он всегда дешевле разовых ремонтов по факту (профилактика болезней – всегда дешевле лечения); 
  • правильно размещать принтер в помещении; не рекомендуется ставить принтер около окна или на подоконник (пыль, влажность и нестабильность температур отрицательно влияют на детали принтера); кроме того, принтер должен стоять на ровной поверхности, немного превышающей его площадь (т.к. если одна ножка принтера съедет с поверхности, изменится нагрузка на его отдельные детали); 
  • правильно помещать чистую бумагу в принтер; в идеале, чистую бумагу, вынутую из пачки, перед помещением в принтер нужно пролистать (чтобы избежать «склеившихся» от статического электричества листов); 
  • учитывать толщину и тип бумаги для печати; печать на плотной бумаге, глянцевой, клейкой, на принтерах, не предназначенных для таких видов бумаги, опасна для принтера; 
  • не использовать для печати черновики; принято считать, что на черновиках печатать экономно, однако, это не совсем так: старый тонер черновика может осыпаться и запечься на термоблоке принтера; экономия на бумаге составит пару сотен рублей, а затраты на ремонт печки принтера - несколько тысяч рублей; 
  • правильно реагировать на форс-мажоры; при проникновении жидкости или мелких предметов в принтер, аппарат нужно выдернуть из розетки, «громко кричать "Помогите!"» (вызвать специалиста); следить за тем, чтобы скрепки, штрих, клей, скотч и пр. не попадали внутрь принтера; по статистике именно скрепка – главный враг принтера; сюда же относится правило: использовать принтер по его прямому назначению; нельзя хранить в лотках принтера посторонние предметы (печеньки, косметику и заначки до зарплаты).

Возврат к списку