Считать или не считать расходы на печать: когда следует принять правильное решение

«Правило простое – не надо откладывать на завтра то, что можно и нужно сделать сегодня. Чем раньше мы запустим этот процесс, тем быстрее начнем экономить и оптимизировать.

Безусловно, чтобы посчитать все расходы на печать, понадобятся определенные ресурсы и инструменты. Удобным помощником может стать ПО, на установку и запуск которого понадобятся считанные минуты, и уже через некоторое время можно выгружать статистику и считать экономику. Сегодня на рынке представлено множество подобных сервисов, нужно лишь выбрать оптимальный вариант.

Но возможно обойтись и без ПО. Существуют простые инструменты, как посчитать затраты быстро. Предлагаю простую и понятную формулу.

Сначала определяем расходы на покупку печатающей техники и расходных материалов, ЗИП, обслуживание и ремонт. Затем считаем, какое количество листов было отпечатано. Здесь можно ориентироваться на показатели, снятые с принтеров. Делим один показатель на другой и получаем стоимость отпечатка на данном устройстве. Если такой статистики нет, можно посчитать укрупненно на организацию. Берем все затраты на покупку печатающей техники и расходных материалов, ЗИП, обслуживание и ремонт за последний год и количество бумаги, которое было использовано или приобретено за этот же период в организации. Делим один показатель на другой и получаем среднюю стоимость отпечатка по организации. Если не можем получить показатели по бумаге, то по крайней мере поймем стоимость пользования устройством или всем парком устройств. Если затраты невелики, то вы об этом будете знать и сможете сравнить год спустя, как они изменились.

Но для получения более точного ответа, сколько организация тратит на печать, нужно не забывать о скрытых издержках. Для их определения придется заняться исследовательской работой: провести интервью с сотрудниками, собрать более точную статистику, погрузиться в затраты на электроэнергию. Если у вас есть ресурсы для проведения такой работы, то обязательно стоит хоть раз осуществить расчеты и понять, какие издержки превалируют – скрытые или очевидные. Например, если принтер печатает меньше 1% от рекомендуемой нагрузки, то в спящем режиме за 3 года он съест электроэнергии равной цене самого принтера.

Решить «считать или не считать скрытые издержки» могут помочь дополнительные вопросы: «во сколько можно оценить не вовремя подписанный договор с клиентом?» или «во сколько можно оценить переданный некачественно распечатанный документ, который так или иначе сказывается на репутации фирмы?».

Иногда на печать тратятся неоправданные излишние суммы, и сократить их без снижения качества и ущерба от остановки процесса вполне реально. Нужно лишь обладать знаниями о современных методиках и предложениях на рынке.

Рынок живой организм и постоянно меняется. Например, 10 лет назад о совместимых картриджах знали лишь единицы, а сейчас они повсеместно распространены. Ритейл использует покопийную печать. Для малого и среднего бизнеса уместна аренда печатающей техники. В госсекторе и на крупных промышленных предприятиях идеально работает аутсорсинг печати. Но эту информацию нужно каким-то образом добыть, проанализировать, а это время и энергия сотрудников. Не лишним здесь будет воспользоваться консультацией профессионалов.

Важно понимать, что подсчеты расходов и не только на печать – это не единоразовая акция, их следует вести на постоянной основе. В организации должен быть настроен регулярный мониторинг, оценка эффективности и поиск оптимальных решений. Здесь ПО выходит на первый план, так как именно оно может дать бизнесу необходимые подсказки по оптимизации процессов. Программное обеспечение сигнализирует и показывает, где можно сэкономить. Но решение, конечно, остается за человеком».