Интересная арифметика: думали, что распечатали 14 миллионов копий, а на самом деле 2,2 миллиона

В конце января к нам обратился очень крупный заказчик с запросом сделать ему предложение по покопийной печати и дальнейшей оптимизации затрат на печать предприятия.

Для того, чтобы оценить ситуацию с печатью на предприятии и выставить наше предложение по оптимизации, мы попросили заказчика посчитать фактические расходы на приобретение печатающей техники, ремонт и техническое обслуживание, расходные материалы. Важно отметить, что компания для монохромной печати использует только совместимые картриджи.

Все данные были предоставлены IT-департаментом: такую статистику они старательно собирали для Бюджетного комитета. 

Согласно заявленному потраченному бюджету на расходники, а это почти 7 000 000 руб., цена копии в среднем получалась около 50 копеек, исходя из заявленного производителем картриджей ресурса. Именно такую цену копии они рассчитывали увидеть в нашем предложении.

Но для полноты картины нам была нужна еще аналитика по заполняемости листа. Такую информацию собрать на градообразующем предприятии невозможно без специального ПО. Тогда мы попросили посчитать, сколько было потрачено или сколько было закуплено бумаги.

Данную информацию нам без труда предоставили. Исходя из этих данных стало очевидно, что цифра заметно отличается от количества копий израсходованных картриджей. Бумаги было использовано в 7 раз меньше! То есть вместо 14 000 000 копий по ресурсу картриджей, отпечатано было 2 200 000 копий по бумаге. И, соответственно, цена копии при таком раскладе вышла не 50 копеек, а 3 с лишним рубля, что выше, чем цена на оригинальных картриджах.

Конечно, еще предстоит выяснить, в чем именно причина такого несоответствия. Возможно, картриджи где-то теряются, картриджи не отпечатывают заявленный ресурс, но могут быть и другие причины.

Одна из возможных причин - заполняемость листа. Но со слов заказчика, печатают стандартные документы, и вряд ли она больше 5-7%.

Возможно, используется где-то двухсторонняя печать, но согласно номенклатуре, техники, поддерживающей такую функцию, немного.

Какие выводы можно сделать?

Во-первых, проблема выявлена, и теперь есть от чего оттолкнуться при планировании оптимизации.

Во-вторых, данный кейс доказывает, что подход «недорого стоит, можно не учитывать» может повлечь за собой серьезные потери бюджета.

В-третьих, чтобы оптимизировать расходы на печать, нужно учитывать все затраты, а не только те, которые на поверхности айсберга.

В-четвертых, данный кейс может быть полезен тем, кто задумался, как считать затраты на печать. Не так много фирм и организаций, где эти затраты исчисляются миллионами и тем более десятками миллионов, но считать эти затраты можно, а снижать нужно.