Новости

Мар
20
Потери при печати борьба с ними
Мы накопили объемную базу знаний о печати в госструктурах, банках, ритейле, на производствах и понимаем, что каждый проект по аутсорсингу печати требует индивидуальный подход. В то же время существуют общие параметры, касающиеся затрат, о них нужно знать и уметь ими управлять.

Мы выделили несколько блоков, в которых, по нашему опыту, компании сталкиваются с потерями. Вот они:
- подбор и расстановка принтеров
- качество и стоимость расходных материалов
- эксплуатация принтера
- общий объем печати
- процент заполнения листа


Далее подробней о том, где эти потери искать.

1. Подбор и расстановка принтеров

Проблема в том, что только единицы глубоко мониторят состояние рынка устройств печати каждый раз, когда покупают принтер. Обычно же это делается раз в несколько лет. Но сейчас выпускается все больше моделей принтеров и происходит это чаще, чем раз в 3 года. Здесь можно упомянуть один из плюсов передачи всей печатающей инфраструктуры на аутсорсинг, т.к. в этом случае за подбор принтеров будет отвечать поставщик. Мы постоянно мониторим рынок и всегда готовы помочь, кто к нам обращается за консультацией по подбору.

Вторая проблема – неправильная расстановка техники в офисном пространстве. Неправильное распределение ресурсов – прямая дорога к потерям. Хотя процесс расстановки кажется простым и логичным, здесь много нюансов, главный из которых – фактическая цена копии на устройстве. Например, у секретаря - дорогая производительная машина, которая не загружена и на 5%, а у логистов - принтер с высокой стоимостью печати. Или у бухгалтеров по принтеру на компьютер вместо одного более мощного устройства. Достаточно просто добавить немного здравого смысла и правильно расставить технику.

2. Качество и стоимость расходных материалов

Мировая тенденция такова, что стоимость расходных материалов превышает стоимость принтера. Поэтому немного о том, что сейчас представлено на рынке расходных материалов.

Оригинальные картриджи дают гарантированное качество, но цена копии превышает желаемое значение суммы затрат на печать. Совместимые картриджи-«клоны» (сюда же можно отнести заправку картриджей) – потенциально хорошая цена, но нестабильные качество печати и ресурс.
Лучшее по соотношению цена/качество, конечно, качественное восстановление, при условии, что ваш подрядчик гарантирует ресурс как у оригинального. Это третий вариант, какие расходные материалы можно использовать.

3. Эксплуатация принтера

Очевидно, что в целом надо относиться к технике бережно, тогда потерь от внеплановых покупок принтеров будет меньше. Но и тут есть нюансы.

Во-первых, разные принтеры предполагают разную квалификацию пользователя.
Например, при объемах печати от 10 000 в месяц наилучшая цена копии у Kyocera. Но эта техника сложная и требует особого отношения. Неправильно вставил блок переноски – попал на дорогостоящий ремонт. Техника НР, например, в плане «защиты от дурака» лучше спроектирована, более приспособлена для неопытных пользователей, замена картриджа не представляет труда. А точнее, не представляла до недавнего времени. Сейчас HP выпускает новые модели принтеров с двухкомпонентными картриджами (тонер-картридж и драм-картридж).

Во-вторых, мы рекомендуем нашим клиентам делать принтерам регулярное техническое обслуживание, по аналогии с тем, как вы регулярно обслуживаете свои автомобили. По нашему опыту, это продлевает ресурс аппарата вдвое и существенно сокращает дорогостоящие ремонты. Клиент, который переходит на эту услугу, немного больше платит за обслуживание, но существенно меньше платит за запчасти.

На остальные факторы мы, как подрядчик, не можем влиять - объем печати и процент заполнения листа.

Итак, что делать, чтобы минимизировать потери на печати:
- правильно подбирать и расставлять технику;
- правильно подбирать расходные материалы и контролировать поставщика;
- аккуратно эксплуатировать технику;
- сокращать объем печати.

graph.jpg


Есть и другой вариант - отдать это на аутсорсинг.

В аутсорсинге печати популярен покопийный способ обслуживания. В этом случае вы платите только за копии, а всё остальное: контроль расходных материалов, регулярное ТО и ремонт техники – забота поставщика.

Как оценить, может ли вам принести выгоду покопийный контракт. Поможет одно простое упражнение - оцените вашу текущую стоимость копии. Для этого надо собрать затраты на картриджи и ремонты и количество заказанной бумаги. Делим одно на другое, получаем актуальную стоимость копии. И сравните то, что получили, с предложением подрядчика. Убедитесь, что подрядчик не уничтожит сложившуюся культуру печати

count.jpg

Мы стремимся сделать так, чтобы вы не думали о печати, а занимались чем-то по-настоящему важным. Мы поставляем, обслуживаем и ремонтируем печатающую технику, поставляем и восстанавливаем картриджи и консультируем в части подбора и расстановки принтеров. А вы развиваете свой бизнес.
Дата: 20.03.17